MODULO BUDGET

Mappa sinottica delle funzionalità del modulo Budget di HBA Project.

Navigare nel modulo del Budget è facile se si osservano alcune semplici indicazioni: la prima di queste è di usare le coordinate concettuali previste dal programma gestionale; un’altra, consiste nell’imparare le funzioni dei pochi pulsanti di comando presenti e di chiamare le cose usando la terminologia del programma. Se non avete esperienza nel “lavorare a budget“, questo vi consentirà di apprendere le metodiche di questo importante strumento del controllo di gestione, oltre a facilitare notevolmente la ricerca nell’Indice degli argomenti della Guida (Indice) e l’assistenza gratuita fruibile dalla pagina Servizi di supporto per gli utenti del software di gestione aziendale.

Terminologia

• La Posta denominata Ricavi rappresenta il valore dei movimenti di competenza contabilizzati nel corso dell’anno di Esercizio. I Ricavi derivano sostanzialmente dalle vendite dei prodotti o servizi che l’impresa offre al mercato. Nella pratica, si è soliti stimare i Ricavi in base a un documento che rappresenta le Previsioni di Vendita.
• I Costi sono “le spese“ che l’impresa sostiene nel corso della sua attività. Conoscere e stimare dettagliatamente i Costi significa avere sempre un quadro completo delle voci che incidono maggiormente sul Conto Economico. Cercare di ridurre i Costi è sempre un salutare esercizio per l’impresa. Attenzione però a non “tagliare” impropriamente i costi del personale i quali, per quanto fortemente incidenti possano risultare, non devono essere ridotti a scapito del servizio alla clientela o della qualità del prodotto.
• Il Risultato Operativo calcolato dalle stime del Budget rappresenta una previsione della redditività dell’impresa di ogni singolo mese di esercizio. Il Risultato Operativo è calcolato come somma algebrica del totale dei Costi, dei Ricavi e degli Ammortamenti, e rappresenta quindi il profitto o le perdite di un esercizio. Il programma offre questo indicatore di base che aiuta i meno esperti a identificare le dinamiche economiche delle Poste che lo determinano; in altre parole, a individuare quei valori che incidono maggiormente sul risultato.
• Il Progressivo rappresenta il montante dei valori che si consolidano in ciascun mese nel corso dell’Esercizio. Il Progressivo, per ciascuna Posta o per totale di Costi, Ricavi e Risultato Operativo, fornisce un dato reale sull’andamento economico (nella Cassa sarà finanziario) maturato dall’impresa nel corso dell’Esercizio.

Le funzioni dei comandi del software HBA, disponibili nella barra del titolo, sono intuitivi e comunque descritti nella LEGENDA PULSANTI.

Vincoli tra Budget e Consolidato

Le Poste del Budget e del Consolidato risulteranno sempre coincidenti, in quanto vincolate alla regola che ne prevede la creazione e la modifica solo nel Budget. Le modifiche apportate alle Poste del Budget verranno allineate in automatico dal programma nella tabella del Consolidato, al fine di garantire l’integrità referenziale dei dati.

Visualizzare, creare e modificare le tabelle di dettaglio delle poste

Le azioni associate ai pulsanti sono talmente evidenti da non richiedere approfondimenti. Da evidenziare solo che se accanto a una Posta appare il pulsante di creazione tabella di dettaglio, ciò significa che non ci sono tabelle di secondo livello collegate a quella riga e dunque si possono inserire o importare dei valori.

Il Budget è una gerarchia di Tabelle

Come si evince dall’immagine, la tabella [Budget>Acquisti] è una tabella di dettaglio della Posta “Acquisti” inserita nella tabella di riepilogo. Questa Posta è stata suddivisa nelle cinque Poste contenute nella colonna:”ID“. Se questa suddivisione è sufficiente per rappresentare i nostri acquisti possiamo fermarci a questo livello di dettaglio; in caso contrario, possiamo aggiungere delle Poste o dettagliare ulteriormente quelle esistenti con altre tabelle. L’unico limite è la creazione massima di dieci Poste nelle tabella di riepilogo e, naturalmente, il “buon senso” e la disponibilità di dati. Nella pagina Compilazione sono descritti i principali criteri che consigliamo di adottare nella progettazione delle Poste del Budget.

Le tabelle dei Prodotti, Obiettivi di vendita e Vendite

Come avrete sicuramente notato dall’immagine, in questa tabella le intestazioni di colonna presentano due piccole freccine. Queste piccole icone, come avviene per tutti gli altri programmi, consentono di ordinare l’elenco dei prodotti per “Area“, “Codice“, “Descrizione” o “Prezzo medio di vendita“, in modo crescente o decrescente. Inoltre la parte inferiore presenta dei pulsanti per la navigazione fra le pagine della tabella. La tabella dei Prodotti, (così come quelle di Obiettivi di Vendita, Vendite e Cassa) non ha nessuna limitazione nel numero di Poste inseribili, queste particolare funzioni consentono quindi una migliore navigazione fra le pagine della tabella e una più agevole identificazione dei prodtti inseriti nel software gestionale HBA.

Export e Import sono funzioni attivabili dalle tabelle del modulo Budget, mediante i relativi pulsanti: la freccia verde per l’esportazione della tabella; la freccia rossa per l’importazione dei dati da un file esterno. Alcune tabelle renderanno disponibili entrambi i pulsanti, altre solo quello per l’esportazione dei dati, così come vengono visualizzati, in un file formato csv. Non è un caso che, tanto nel testo come nei pulsanti, l’Export precede sempre l’Import, perché il file sorgente, quello dal quale il programma estrarrà i dati da importare, dovrà avere la stessa formattazione di riga e di colonna di quello di destinazione; in altre parole, quella del file.csv che avevamo precedentemente esportato. Export e Import Sono due funzioni utili e importanti, in quanto consentono notevoli risparmi di tempo nel caricamento dei valori. Pensiamo ad un’azienda che vuole controllare mediante il Budget un centinaio (o anche più) di prodotti: se dispone di un gestionale che genera statistiche di vendita, risulterà semplice e rapido predisporre i dati per l’importazione nelle tabelle del Budget. Facciamo un esempio d’importazione di dati nella tabella Prodotti:

1) Per prima cosa premiamo il pulsante di esportazione della tabella, in questo caso vuota.

2) In questo esempio HBA esporterà un file denominato: 3_0_0.csv. In fase di salvataggio potrete decidere se mantenere questo nome o modificarlo a vostro piacimento.

Questo formato standard consente di poter inserire facilmente i valori o di copiarli da altre tabelle compatibili: possiamo inserire i dati come meglio ci aggrada, ma dobbiamo rispettare alcune regole:

• Non si possono aggiungere fogli di lavoro;
• Non si possono aggiungere o modificare intestazioni di colonna;

3) Dopo l’implementazione dei valori, la tabella dovrebbe avere un aspetto simile a quella nell’immagine che segue.

4) Adesso possiamo premere il pulsante d’importazione:

5) E seguire le indicazioni della finestra di dialogo del programma:

Le avvertenze riportate nella finestra di dialogo sono da considerare se stiamo importando delle tabelle del Budget o del Consolidato. In generale, queste indicazioni valgono quando dobbiamo importare delle tabelle le cui righe sono collegate ad altre tabelle (tabelle nifdificate). Se stiamo importando dei dati nelle tabelle: Prodotti, Obiettivi di Vendita e Vendite possiamo procedere premendo il pulsante: “Scegli file” e quindi selezionare dal computer il file.csv che avevamo precedentemente predisposto. Se stiamo tentando di importare tabelle di Budget o di Consolidato, la procedura indicherà anche il numero di righe che sono state modificate. Ricordiamo che le righe di Ricavi e Costi non sono importabili, così come le poste che presentano un ulteriore livello di dettaglio.

6) e 7) Il messaggio di conferma che l’importazione è avvenuta correttamente e la pressione del pulsante “Continua“, apriranno l’ultima finestra di dialogo con cui si concluderà il processo d’importazione.

Il risultato che otterremo è rappresentato dalla nostra Tabella Prodotti, che sarà stata implementata con i valori contenuti nel il file importato.

Se qualcosa non avesse funzionato al punto 5), visualizzeremo una finestra di dialogo con uno dei seguenti Messaggi di Errore:

• Il file che si sta tentando di importare non corrisponde a nessuna tabella dell’applicativo. Clicca qui per ulteriori informazioni.
• Il file non è conforme con la tabella selezionata: il numero di righe e/o colonne presenti nel file che si sta tentando di importare non coincide con quello della tabella nell’applicativo.
• Non è stato possibile importare tutti i valori del file, in quanto alcune righe dipendono da un ulteriore tabella di dettaglio. Clicca qui per ulteriori informazioni.
• Importazione non riuscita in quanto uno o più campi sono vuoti o contengono dati non validi. Correggere il file e riprovare l’importazione.

In uno di questo casi, occorre correggere l’errore segnalato e ripetere la procedura d’importazione dal punto 1). Se il problema dovesse invece persistere, contattateci mediante i form presenti nella pagina Servizi di supporto.

Il Pannello di Controllo del software Budget è dotato del pulsante “Stampa” che consente di produrre il format digitale o cartaceo dell’intero percorso di Budget per l’anno di esercizio selezionato. Tale funzione è molto utile, poiché consente agli utenti di produrre un documento che può essere distribuito o inserito in un report aziendale. Nel caso si desideri procedere alla stampa parziale, cioè di una specifica tabella del Budget, si dovrà cliccare l’icona di “Stampa Rapida” presente nell’angolo superiore destro di ogni tabella.

La modal box di stampa consente sia di stampare direttamente il proprio Budget, sia di esportarlo in formato pdf e stamparlo in un momento successivo. Il documento prodotto è identico in entrambi i casi. Scegliendo l’opzione di “Stampa diretta” si aprirà la classica finestra di dialogo da cui poter scegliere la stampante da utilizzare, scegliendo invece il salvataggio in pdf si aprirà la finestra dove poter scegliere la cartella in cui salvare il file. Dal pannello Impostazioni, cliccando sulla scheda [Azienda] sarà possibile inserirne il nome e caricare l’immagine del logotipo. Se sul databse non è presente nessun logo il software utilizzerà in copertina il nome del’azienda così come è stato indicato in fase di installazione.

L’indice di stampa verrà inserito nel riquadro previsto in copertina con le voci indicate dall’immagine che segue.

Anche i numeri di pagina verranno inseriti nell’indice dal programma gestionale. La numerazione, calcolata e inserita automaticamente, dipenderà dalla posizione e dal numero di tabelle di dettaglio create dall’Utente.

Il Cockpit è la plancia di comando aziendale e rappresenta il centro di controllo dell’attività economica dell’impresa.

Nel Cockpit convergono tutti dati delle altre sezioni del Budget per fornire un quadro immediato e sempre aggiornato dei movimenti effettuati dall’azienda in termini di Costi e Ricavi. Al suo interno è presente un riepilogo delle stime effettuate per il Budget d’esercizio, il Consolidato che si va componendo in corso d’opera e una Proiezione effettuata in base ai dati già consolidati. Il Conto Economico, di previsione e di proiezione, inoltre, consente di visualizzare istantaneamente i valori economici fondamentali che caratterizzano l’esercizio, offrendo una visione sintetica, ma allo stesso tempo completa, dell’andamento economico dell’azienda. Nelle due pagine successive: Riepilogo e Conto Economico Previsionale, si visualizzano rispettivamente le informazioni relative alla previsione dell’intero Esercizio, i valori che si consolidano nel corso dell’esercizio e la proiezione di come potrebbe chiudersi l’esercizio se i mesi ancora da consolidare realizzassero le stime residue.

Riepilogo

Nella tabella Budget visualizziamo i valori mensili delle Poste (colonna “ID”) al massimo livello di sintesi. Le Poste possono essere nominate a piacere, tranne Totale Ricavi, Totale Costi e Risultato Operativo che sono gestite automaticamente dal software Budget. Da notare che tutte le le schermate della sezione Cockpit rappresentano una sintesi. Le tabelle di dettaglio delle Poste, e relativi valori, possono essere visualizzate e create a discrezione dell’Utente nella sezione di Compilazione. Nel dettaglio l’impiego delle Poste:

• La Posta denominata Ricavi rappresenta il valore dei movimenti di competenza contabilizzati nel corso dell’anno di esercizio. I Ricavi derivano sostanzialmente dalle vendite dei prodotti o servizi che l’impresa offre al mercato. Nella pratica, si è soliti stimare i Ricavi in base a un documento che rappresenta le Previsioni di Vendita.
• I Costi sono “le spese“ che l’impresa sostiene nel corso della sua attività. Conoscere e stimare dettagliatamente i Costi significa avere sempre un quadro completo delle voci che incidono maggiormente sul Conto Economico. Cercare di ridurre i Costi è sempre un salutare esercizio per l’impresa. Attenzione però a non “tagliare” impropriamente i costi del personale i quali, per quanto fortemente incidenti possano risultare, non devono essere ridotti a scapito del servizio alla clientela o della qualità del prodotto.
• Il Risultato Operativo, calcolato dalle stime del Budget, rappresenta una previsione della redditività dell’impresa di ogni singolo mese di esercizio. Il Risultato Operativo è calcolato come somma algebrica del totale dei Costi, dei Ricavi e degli Ammortamenti, e rappresenta quindi il profitto o le perdite di un esercizio. Il programma offre questo indicatore base, che non è alternativo al Margine Operativo Lordo (MOL) ma funzionale a identificare le dinamiche economiche delle Poste che lo determinano; in altre parole, a individuare quei valori che incidono maggiormente sul risultato.
• Il Progressivo rappresenta il dato complessivo dei valori che si consolidano in ciascun mese nel corso dell’esercizio. Il Progressivo, per ciascuna Posta o per totale di Costi, Ricavi e Risultato Operativo, fornisce istantaneamente un dato reale sull’andamento economico (finanziario nella Cassa) maturato dall’impresa nel corso dell’Esercizio.

Come per la precedente tabella, il Consolidato visualizza i valori mensili registrati dall’Utente nella sezione di [Compilazione]. In questa tabella è visibile anche il valore progressivo dei valori registrati di tutte le Poste. Anche in questo caso, i valori delle Poste possono derivare da altre tabelle di dettaglio che possono essere visualizzate e create a discrezione dell’Utente nella sezione di [Compilazione]. Il Consolidato consente di sommare per ciascun mese e per ogni singola Posta i movimenti nell’anno di esercizio: rappresenta quindi la reale situazione economica dalla quale deriveranno le entrate e le uscite finanziarie dell’azienda. Dal punto di vista del Controllo di Gestione il Consolidato assolve due importanti funzioni: da un lato consente di avere sempre un quadro dettagliato sull’andamento dell’impresa, dall’altro di verificare la correttezza delle previsioni assunte in sede di Budget e stabilire eventuali azioni correttive nella gestione aziendale. Per poter essere un utile strumento di confronto, le Poste del Consolidato sono sempre speculari a quelle utilizzate nel Budget.

La Proiezione consente di stimare l’andamento futuro economico dell’impresa dell’Esercizio in corso. Il totale del “Risultato Operativo” risulterà dunque come la somma dei mesi consolidati e di quelli ancora stimati già consolidati, i dati reali registrati dalle singole Poste con i dati previsionali inseriti in sede di compilazione del Budget, per i mesi non ancora consolidati.

• La Posta Ricavi consente di effettuare una stima sul totale delle entrate in base ai valori dei mesi già consolidati. I Ricavi derivano sostanzialmente dalle vendite dei prodotti o servizi che l’impresa produce ed eroga, i valori inseriti sono quindi una proiezione derivante direttamente dalle vendite dei prodotti e servizi venduti o erogati dall’azienda.
• I Costi rappresentano le spese che l’impresa sostiene nel corso della sua attività. Effettuare una Proiezione dei costi sostenuti consente di avere una visione completa su eventuali aumenti della spesa non previsti a inizio anno, in modo tale da intraprendere azioni correttive in corso d’opera.
• La Proiezione del Risultato Operativo rappresenta una previsione della redditività dell’impresa per i mesi che non sono ancora stati consolidati e per i quali non disponiamo ancora un dato reale. Il Risultato Operativo, calcolato come una somma algebrica fra il totale dei Costi e il totale dei Ricavi, è al lordo degli ammortamenti.

I valori di questa tabella generano la proiezione del Conto Economico.

Conto Economico Previsionale

Il Conto Economico Previsionale di esercizio è uno dei documenti maggiormente richiesti, perché consente di visualizzare istantaneamente i valori economici fondamentali che caratterizzano l’esercizio, offrendo una visione sintetica, ma completa, dell’andamento economico dell’azienda.

Il Conto Economico Previsionale deriva dalle Poste del Budget ed è caratterizzato dai seguenti elementi:

• il valore totale dei Ricavi: derivato dalle previsioni di vendita dei prodotti o servizi e altre voci di ricavo;
• il valore totale delle Poste relative ai Costi: ricavati dal dettaglio delle stime effettuate in sede di compilazione del Budget;
• l’incidenza percentuale di ciascuna Posta sui Ricavi;
• lo scalare del Risultato Operativo, che rappresenta la redditività complessiva dell’impresa nell’anno di esercizio al lordo d’imposte;
• il Risultato Operativo.

Il Conto Economico Previsionale di Proiezione ha la stessa struttura del precedente. I valori delle Poste derivano dalla tabella di Proiezione nella schermata Riepilogo della sezione Cockpit. Rispetto al Conto Economico Previsionale, il Conto Economico di Proiezione consente di avere una stima dell’andamento economico dell’azienda in corso di Esercizio.

Istruzioni di base

Dopo aver letto l’Introduzione al Budget, dovremmo avere chiaro in mente che si tratta di uno strumento, o se preferiamo una pratica, per stimare i ricavi e i costi di un anno contabile e per verificare gli Scostamenti che si verificheranno confrontando le stime con i valori mensili realizzati. Per affrontare la pratica di Compilazione del Budget non sono richieste conoscenze specifiche, tranne quelle contenute nella LEGENDA dei pulsanti di comando, e nel paragrafo Navigare nel Budget. Dedicando pochi minuti di attenta lettura dei paragrafi menzionati, si acquisirà la terminologia dell’applicativo insieme all’utilizzo dei pulsanti di comando. L’immagine sottostante esemplifica come il software Budget sia composto da tabelle di valori mensili, collegate tra loro in base alla gerarchia con cui vengono classificati e totalizzati i movimenti economici dell’azienda: Costi e Ricavi. La colonna [ID], abbreviativo di ident, identifica appunto l’elemento al quale sono riferiti i valori mensili. In questo contesto, gli elementi di riferimento vengono denominati Poste: le Poste del Budget. I comandi principali per costruire la struttura del nostro Budget sono semplici e si commentano da soli.

Prima di decidere come strutturare i Ricavi al livello di massima sintesi del Budget, che rappresenta il primo passaggio del processo di Compilazione, è utile dare uno sguardo all’immagine sottostante, dov’è possibile valutare l’insieme delle tabelle e Lavagne che compongono la sezione “Compilazione“.

Lavagne contenute nella sezione “Compilazione”

Seguendo le linee blu, si vede quali tabelle sono contenute in ciascuna Lavagna; le linee rosse invece, evidenziano delle relazioni tra le tabelle di alcune Lavagne. La tabella Prodotti, per esempio, può essere utilizzata per definire gli Obiettivi di Vendità che, a sua volta, è collegata con la Posta Totale Ricavi della tabella di riepilogo del Budget. Le tabelle contenute nella Lavagna Vendite, invece, possono essere collegate alla Posta Totale Ricavi della tabella di riepilogo del Consolidato il quale è speculare nella forma al Budget, con la sola differenza che i valori sono reali invece che stimati. L’argomento che segue nell’Indice, è la lavagna del Budget, che contiene la Tabella di Riepilogo del Budget dalla quale inizierà la pratica della Compilazione del Budget.

Tabella di riepilogo del Budget

La prima evidenza è data dalla Posta “Totale Ricavi“, alla quale non è associato alcun pulsante di azione. Iniziamo a capire il perché questa Posta è particolare e come fare a dettagliare i miei Ricavi? Come suggeriamo sempre di fare, immaginiamo di essere nella nostra azienda e cerchiamo di capire quale dinamica economica rappresentino i Ricavi. “Totale Ricavi“: una Posta particolare Tra i Ricavi che produce la nostra azienda troveremo certamente le transazioni di vendita: fatture, scontrini fiscali o, come ci auguriamo, una tabella prodotta dal sistema informativo aziendale dove sono classificate e totalizzate le vendite di ogni mese dei nostri Prodotti (ricordiamo che usiamo questo stesso termine anche per le aziende che producono e vendono servizi). Dunque la maggioranza dei movimenti economici classificabili come Ricavi consiste nelle transazioni di vendita dei Prodotti; ma non tutte le aziende, le micro in particolare, potrebbero disporre di statistiche di vendita in formato digitale, oppure, potrebbe essere un’azienda monoprodotto. Se ti trovi in una situazione simile, puoi creare un prodotto fittizio denominato “Ricavi” all’interno del quale inserire i valori mensili che costituiranno le previsioni dei Ricavi.

1. Importazione dei dati nelle tabelle Prodotti, Obiettivi di Vendita
2. Implementazione manuale dei dati (digitazione dei dati) nelle tabelle Prodotti, Obiettivi di Vendita

In realtà, esiste anche un terzo percorso, che dovrebbe essere il punto di arrivo del processo di razionalizzazione e automazione dei dati che stimano e controllano il ciclo economico dell’Azienda: il trasferimento di un flusso dal sistema informativo aziendale al Budget. Non è difficile intuire che questa soluzione, per quanto la più efficiente e sicura, risente del fatto che debba essere progettata in funzione del sistema informativo aziendale e dunque non si può standardizzare. Chi desiderasse avvalersi di questa potenzialità, potrà avere maggiori informazioni compilando i form di contatti presenti nella pagina Servizi di supporto. Struttura e stima delle Poste dei Costi Le Poste al livello di riepilogo, tanto nel Budget quanto nel Consolidato, vengono assunte nel Conto Economico Previsionale (CEP), il quale, per la sua stessa natura, dev’essere rappresentato sinteticamente. Per questo motivo il software gestionale HBA non consente l’inserimento di più di 10 Poste di riepilogo. D’altronde le sette Poste visibili nell’immagine, che si sommano nel Totale Costi, potrebbero andare bene per una piccole e media impresa; se poi si considera che ciascuna di esse può essere dettagliata a sua volta in tante tabelle, quante ne riteniamo necessarie per rappresentare i nostri Costi, è probabile che possano anche essere di meno. Qualche azienda di dimensioni più grandi, magari che sia formata da diverse Unità di Business Strategico (SBU) potrebbe necessitare di strutture delle Poste che richiedono maggiori funzionalità. HBA è personalizzabile e, anche in questo caso, si potrà avere maggiori informazioni tramite i Servizi di supporto. Per semplicità, abbiamo rappresentato la tabella di dettaglio della Posta Acquisti, che è stata segmentata in cinque aggregati, o sottoinsiemi, o comunque si voglia nominarli. Questo è solo un esempio per comprendere quelle relazioni tra i valori che chiamiamo una “gerarchia di tabelle”. Avremmo potuto ulteriormente segmentare le Lavorazioni conto terzi con ulteriori soggetti, come i fornitori che realizzano delle lavorazioni per noi: la scelta dipende dalla ratio che utilizzeremo nella definizione della struttura del Budget. Proviamo a porci questa domanda: in quale caso sarebbe stato opportuno, se non necessario, stimare e controllare il volume di lavoro che affidiamo a diversi fornitori? La risposta è semplice se deciderete di accogliere il suggerimento di vagliare ogni idea di struttura del Budget in ordine a due criteri fondamentali:

1. Creare ulteriori segmentazioni dei Costi, quando è importante seguirne le ricadute sul conto economico;
2. Accorpare tutto ciò che il sistema informativo di cui disponiamo non è in grado di dettagliare.

In merito al secondo criterio, quello dipendente dalla disponibilità di dati, occorre tenere sempre presente questa massima:

“È molto importante bilanciare la struttura del Budget con le reali possibilità di confronto dei valori previsti con quelli consolidati; in altre parole: è inutile cercare di spaccare il capello in quattro nel Budget, se poi avremo dei problemi a identificare e registrare lo stesso sistema di valori consolidati“.

Compilazione – Consolidato

A chi non avesse letto con attenzione i paragrafi introduttivi, ricordiamo che il Consolidato visualizza i valori mensili registrati dall’Utente. Il Consolidato consente dunque di sommare per ciascun mese e per ogni singola Posta i movimenti nell’anno di Esercizio: rappresenta quindi la reale situazione economica dalla quale deriveranno le entrate e le uscite finanziarie dell’azienda.

Come si può osservare dall’immagine, manca il Pulsante di Azione che consente di aggiungere delle Poste alla tabella: questo in quanto la struttura delle Poste non è modificabile perché vincolata alla regola che ne prevede la creazione e la modifica nel Budget; modifiche che verranno allineate in automatico dal software nella tabella del Consolidato. Le modalità di digitazione, o caricamento dei dati mediante importazione, avviene esattamente come nella compilazione del Budget. Può accadere che per ragioni di business la struttura del budget cambi da un anno all’altro. Come si potranno confrontare i dati di Esercizi con strutture disomogenee delle Poste? Questa è una domanda alla quale gli utenti più esperti avranno già pensato. La risposta è di pertinenza della sezione Scostamenti, dove sono confrontabili i valori di un Esercizio rispetto a quello precedente.

Compilazione – Prodotti

Nel paragrafo relativo alla Compilazione del Budget, abbiamo visto che il modulo Budget consente di registrare i Ricavi mediante diverse modalità:

1. Importazione dei dati nelle tabelle Prodotti, Obiettivi di Vendita
2. Implementazione manuale dei dati (digitazione dei dati) nelle tabelle Prodotti, Obiettivi di Vendita

Quello che adesso descriveremo è un percorso assimilabile a una Previsione di Vendita basata sul Prodotto, che utilizzeremo per dettagliare la posta Totale Ricavi del Budget.

A prescindere dal fatto che la tabella Prodotti venga definita mediante digitazione o importazione da un file, è fondamentale l’indicazione del Prezzo medio di ciascun prodotto. Questo valore può essere facilmente calcolato dividendo il valore complessivo delle vendite per la quantità totale del prodotto in esame. Non c’è dubbio che si tratta di un valore mediato e dunque approssimato, in particolare se i i prodotti sono numerosi e disomogenei, ma nulla impedisce all’utente di ridurre le approssimazioni utilizzando un diverso tipo di calcolo: per esempio, impiegando dei coefficienti ponderali di gamma o altro. Come per tutto il resto, la pagina Servizi di supporto è a disposizione delle aziende che necessitino di approfondimenti. Il Prezzo Base, verrà utilizzato come moltiplicatore delle unità di prodotto che stimeremo di vendere nella successiva Lavagna degli Obiettivi di Vendita, dove risulterà chiara la ragione per cui l’ultimo record della nostra tabella, quello relativo al prodotto “COMMISSIONI”, evidenzia un valore del Prezzo Base pari a zero.

Compilazione – Obiettivi di Vendita

La tabella di compilazione degli Obiettivi di Vendita, così come quella delle vendite, presenta tutti i record inseriti nella tabella Prodotti, identificati secondo il “codice” assegnato. Per ciascun prodotto è possibile effettuare una stima dei ricavi che prevediamo di effettuare nell’anno di esercizio. Il software ricava i valori di vendita moltiplicando le quantità inserite nella prima tabella per il Prezzo medio di ciascun prodotto. La tabella dei valori rimane comunque editabile, così da poter effettuare una stima delle vendite più accurata. Per fornire una prima automatizzazione al processo, entrambe le tabelle degli Obiettivi di Vendita (a quantità e a valore) consentono sempre l’Export/Import dei dati. Le aziende che dispongono di dati digitali aggregati e volessero usufruire a pieno delle funzioni di Export/Import per automatizzare l’intero processo di implementazione delle tabelle, possono usufruire come sempre dei nostri Servizi Tecnici.

In determinate situazioni, alcuni prodotti (di solito si tratta di servizi) non sono quantificabili in termini quantitativi, perchè riferiscono a ricavi che non rispondono alla logica di un prezzo medio di vendita. Pensiamo per esempio al caso nel quale un’azienda riceva provvigioni non quantificabili numericamente. In questo e altri casi simili, ponendo a zero il Prezzo medio di un prodotto, potremo definire gli obiettivi di vendita solo in termini di valore. Il software segnala questa particolarità ponendo un colore diverso alla cella relativa al prodotto nelle tabelle obiettivi di Venita e Vendite.

Compilazione – Vendite

Ricordiamo che quando usiamo il termine Consolidato, ci riferiamo a valori conseguiti, di consuntivo. Nel contesto della sezione di Compilazione del Budget, la registrazione dei valori che consolidano i Ricavi deriva dalle quantità e dai valori mensili delle nostre Vendite. Se abbiamo implementato correttamente la Tabella Prodotti, il valore presunto delle Vendite comparirà nella tabella delle Vendite a Valore; fermo restando la possibilità di modificare i valori con quelli che si sono realmente verificati, o di importarli direttamente da una tabella esterna. Contrariamente a quanto avviene per gli Obiettivi di vendita, le quantità espresse nella prima tabella non determinano automaticamente i valori. Questo perché il Prezzo medio dei Prodotti difficilmente coinciderà con i reali valori d vendita. Per il resto, la compilazione delle tabelle segue le stesse modalità già viste per le altre lavagne del Budget. Anche in questo caso le funzioni di Export/Import offerte dal programma consentono di assolvere in modo semiautomatico all’implementazione delle tabelle che contengono dei dati, e questo vale tanto per i valori stimati del Budget quanto per quelli che si consolidano nel corso dell’Esercizio. Come abbiamo già visto per la Lavagna Obiettivi di Vendita, l’importazione o l’edit dei valori nella tabella Obiettivi di Vendita implementerà direttamente i Ricavi riportati nel Consolidato. Le aziende che investono nel proprio sistema informativo, perché consapevoli di quanto “avere i numeri giusti e saperli leggere” possa risultare determinante per il successo dell’impresa, possono avvalersi dei nostri Servizi di supporto per automatizzare molti processi di razionalizzazione, previsione e consolidamento dei dati del Budget.

Compilazione – Cassa

I Movimenti di Cassa rappresentano tutte le operazioni in entrata e in uscita effettuate dall’impresa. Anche se l’impresa è molto piccola, è sempre utile disporre di un quadro mensile delle entrate e delle uscite di Cassa, in modo tale da evidenziare quegli eventuali squilibri che potrebbero generare oneri finanziari a breve termine. Inoltre, è utile cercare di prevedere l’andamento della Cassa, almeno in prima approssimazione, in quanto consente all’imprenditore di verificare se gli investimenti necessari per raggiungere gli obiettivi possiedono un’adeguata copertura finanziaria, oppure se si rende necessario provvedere a reperire all’esterno i mezzi necessari o, in subordine, rivedere i nostri obiettivi.

Tabella “Proiezione di cassa”

Come per le altre tabelle che prevedono una proiezione dei valori sull’intero anno di Esercizio, i valori consolidati verranno assunti dalla tabella sottostante dei Movimenti di Cassa, mentre i restanti mesi verranno stimati: come? Una prima indicazione di quello che potranno essere le nostre Entrate e Uscite future può derivare dal Budget, assumendo che i Ricavi e i Costi siano dei movimenti finanziari. Un’altra possibilità è data dalla digitazione diretta dei valori stimati, in altra sede, nelle celle dei mesi non ancora consolidati. Questa versione del programma di marketing HBA è stata progettata per risolvere i problemi essenziali di pianificazione e controllo del ciclo economico: la Lavagna Cassa è solo un’utilità in più che verrà apprezzata in particolare dalle piccole aziende. Se si vuole implementare ulteriori funzionalità di supporto alla tabella delle Proiezioni di Cassa, come ad esempio il calcolo del Tempo Medio di Pagamento dei fornitori e quello d’incasso dei Clienti, scriveteci nella sezione Servizi di supporto.

Analizzare gli scostamenti – Concetti di base

Lo Scostamento rappresenta un importante elemento di analisi nei processi di Controllo di Gestione. Lo Scostamento, infatti, qualifica e quantifica mediante valori algebrici o punti di percentuale le differenze tra le Poste del Consolidato e quelle del Budget. L’analisi di queste differenze, oltre all’impatto che hanno sul Risultato Operativo, consente di verificare il raggiungimento degli obiettivi economici e di marketing formulati in fase di posizionamento sul mercato e di pianificazione delle attività operative.

Come si può osservare dalle tabelle, gli Scostamenti vengono calcolati fino all’ultimo mese in cui abbiamo registrato i valori dei Costi nel Consolidato, o quelli dei Ricavi nella Lavagna delle Vendite. La Sezione Scostamenti contiene tre Lavagne:

• Consolidato Vs Budget
• Prodotti Vs Obiettivi
• Consolidato Vs Anno-1

Il calcolo degli Scostamenti si realizza mediante un semplice algoritmo del software budget, chiaramente espresso dal titolo di ciascuna Lavagna e da quello delle relative Tabelle. Il primo argomento del titolo rappresenta i valori dai quali detrarremo la Controcifra nel caso delle tabelle che calcolano una Differenza, e il Numeratore in quelle che esprimono un Rapporto. Un esempio che vale per tutte le altre Lavagne è rappresentato dalle due tabelle visibili nell’immagine: “Consolidato Vs Budget” significa che confronteremo come differenza i valori realmente conseguiti del Consolidato con quelli previsti del Budget, e che calcoleremo il rapporto dividendo i valori del Consolidato per quelli del Budget; quindi:

• Prima Tabella = Consolidato – Budget
• Seconda Tabella = Consolidato/Budget

Nelle pagine che seguono verranno descritte le funzioni delle Tabelle contenute nelle tre Lavagne e le relative spiegazioni.

Consolidato VS Budget

L’analisi dei valori presenti nelle tabelle fornisce una prima e importante indicazione sull’andamento del ciclo economico dell’azienda. Ognuno ha il proprio metodo di lettura: si può quindi procedere all’analisi degli Scostamenti dei valori mensili di ciascuna Posta, o scegliere altri percorsi di valutazione. Il nostro suggerimento è di valutare per coppie di dati: il valore e la corrispondente percentuale, procedendo dal massimo livello di sintesi a successivi e mirati approfondimenti dei valori contenuti in quelle celle che, in positivo o in negativo, si discostano in misura significativa dalle nostre previsioni. La prima coppia di valori in esame, quella che probabilmente ci farà sorridere o preoccupare, è formata dal valore e dalla percentuale che leggiamo nella cella dove la colonna del Totale incrocia la riga del Risultato Operativo. La colonna del Totale, nel corso dell’Esercizio, è calcolata fino all’ultimo mese consolidato, e questo valore Montante o Progressivo, comunque lo si preferisca nominare, è il primo fondamentale indicatore di come sono andate le cose rispetto ai Ricavi ed ai Costi.

La percentuale della colonna Totale del Risultato Operativo è particolarmente importante, perché ci offre un’immediata valutazione sull’andamento generale del nostro ciclo economico. Un valore percentuale negativo, per esempio, significherebbe che se continuiamo con le tendenze attuali non raggiungeremo i nostri obiettivi. Come già specificato nel paragrafo precedente:

“Lo Scostamento, infatti, qualifica e quantifica mediante valori algebrici o punti di percentuale le differenze tra le Poste del Consolidato e quelle del Budget. L’analisi di queste differenze, oltre all’impatto che hanno sul Risultato Operativo, consente di verificare il raggiungimento degli obiettivi economici e di marketing formulati in fase di posizionamento sul mercato e di pianificazione delle attività operative.”

Consolidato VS Anno-1

Allineamento delle Poste Per usufruire del confronto di quanto realizzato rispetto all’anno precedente è necessario che le Poste dei due Esercizi risultino identiche nei nomi e nella struttura. Se nel corso dell’Esercizio corrente, l’utente avesse modificato la struttura delle Poste, per esempio inserendo una nuova tabella di dettaglio, la stessa operazione dovrà farla nel Budget dell’anno precedente. Più in generale: è possibile modificare la struttura da un anno all’altro ma, in questo caso, per mantenere il confronto con l’anno precedente è necessario procedere all’allineamento manuale delle Poste. Un’ultima considerazione a favore del mantenere sempre l’allineamento delle Poste: in futuro, saranno disponibili degli Add-On del software di gestione aziendale per la generazione di Serie Storiche e analisi delle Tendenze; sarà anche possibile avvalersi di queste serie di dati per formulare delle stime meno approssimate. Com’è facilmente intuibile, queste funzionalità avanzate si potranno utilizzare solo su basi di dati omogenei; quindi, consigliamo di mantenere sempre allineate le Poste dei vostri Budget. Lettura degli Scostamenti Nel paragrafo precedente abbiamo analizzato le differenze tra le Poste del Consolidato e quelle del Budget: si tratta di un esercizio fondamentale per capire dove le nostre previsioni si sono realizzate e in quali Poste invece abbiamo riscontrato differenze a favore o a sfavore del Risultato Operativo. I “perché” delle differenze più significative costituiranno oggetto di discussioni, verifica e controllo tra la direzione aziendale e i responsabili dei risultati sotto esame. Per comprendere meglio l’andamento del ciclo economico aziendale, tuttavia, non è sufficiente valutare gli scostamenti tra quanto previsto e ciò che abbiamo consolidato, perché le previsioni potrebbero risentire di approssimazioni eccessive. Diventa dunque indispensabile un confronto con la cosiddetta Controcifra, rappresentata dai valori dell’Esercizio dell’anno precedente. Se fosse il primo anno di vita dell’azienda il confronto non sarebbe possibile e i valori delle tabelle risulterebbero “N.C.”, ovvero: Non Classificabili.

Oltre all’analisi delle dinamiche che hanno influenzato gli Scostamenti più significativi, le tabelle ci rappresentano se, di quanto e dove, a prescindere dalle previsioni, abbiamo realmente incrementato o meno Ricavi e Costi. Integrando nella nostra analisi mensile dei risultati gli Scostamenti rispetto all’anno precedente, potremo meglio comprendere le cause dei risultati ottenuti e valutare correttamente le azioni da intraprendere. Come analizzare i risultati e i processi decisionali correlati sono pratiche che ogni azienda svolge internamente in base alle proprie metodiche di lavoro; non vi è dubbio che disporre di una base numerica su cui impostare l’analisi e la discussione dei risultati, rappresenti comunque il miglior punto di partenza per fugare le generalizzazioni che spesso impediscono di giungere a decisioni puntuali ed efficaci.

Prodotti VS Obiettivi

Se nella Sezione Compilazione sono state definite le tabelle dei Prodotti, delle Vendite e degli Obiettivi di Vendita, sarà possibile un’analisi più puntuale dei risultati che abbiamo ottenuto nell’area dei Ricavi.

Le tabelle sono chiare ed esprimono delle semplici differenze:

• tra le quantità di prodotto vendute e gli obiettivi prefissati;
• la stessa differenza espressa in valore.

Un’altra informazione prodotta dagli Scostamenti tra Vendite e Obiettivi è riportata nella Dashboard, dove sono evidenziati i prodotti che hanno realizzato gli Scostamenti positivi e negativi più elevati.